Hoe brengt u een internationale mediation tot een goed einde?

dinsdag 5 januari 2016

3 Tips

Stel, een cliënt heeft een verschil van mening. Over een contract, over nakoming ervan of over de inhoud. En stel dat dit een geschil betreft tussen partijen die ieder in een ander land gevestigd zijn. Stel tot slot dat partijen dit geschil graag willen oplossen via mediation. Dan zijn er een paar punten die aandacht verdienen. Hoe zorgt u ervoor dat partijen op koers blijven? Houd u het roer stevig in handen of laat u het zeil wat vieren? Is het nodig om bij te sturen, is iedereen nog aan boord?

Een voorbeeld: de Nederlandse partij A en de Oostenrijkse partij B doen zaken. A vroeg B een cloudserver te installeren. Nu eea niet werkt, houdt A partij B verantwoordelijk, maar B zegt dat de Italiaanse partij C de problemen veroorzaakt. Voor het project leverde C de software en B de hardware. Omdat A nu niet tijdig een werkende cloudserver heeft, dreigen de 2 grootste klanten hun orders te annuleren. A, B en C besluiten om een Britse mediator in te schakelen.

Cross border mediations, oftewel grensoverschrijdende mediations vragen meer voorbereiding en flexibiliteit dan "gewone" mediations. In ruil daarvoor biedt een internationaal geschil meer uitdaging en meer ruimte om met een maatwerkoplossing te komen. 3 Tips om goed beslagen ten ijs te komen.

Tip 1: Start met het proces, inhoud komt later

Duik niet gelijk de inhoud in maar ga aan de slag met het mediationproces zelf. Waar en wanneer vindt de eerste bijeenkomst plaats? Hoe lang zal deze duren? Wie nemen deel aan de mediation? Staan partijen open voor het werken in caucus (aparte bijeenkomsten met steeds 1 van de betrokken partijen) zoals bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk gebruikelijk is? Wat zal de voertaal zijn van de mediation? Welk recht is van toepassing op de mediation-procedure? Wat zijn de kosten? Spelregels voor mediations kunnen van land tot land verschillen en het is belangrijk om die vooraf duidelijk te hebben.

In het voorbeeld zal partij B waarschijnlijk gezamenlijke bijeenkomsten verwachten, B denkt dat de mediator ook aparte gesprekken met partijen zal voeren en partij C gaat er van uit dat partijen verplicht een advocaat meenemen.

Tip 2: Gebruik dit kwadrant

Een handige tool om te helpen bij de vraag wat partijen in een specifiek geval van een mediation verwachten. Door dit van tevoren met partijen duidelijk te krijgen, kun je misverstanden voorkomen. Misverstanden die makkelijk uitgelegd kunnen worden als kwader trouw of incompetentie gaan zeker niet helpen om een mediation te laten slagen.

Het voorbeeld beschreven met behulp van dit kwadrant:

  • A neigt naar kwadrant A: puur faciliterend met focus op de kwaliteit van het proces.
  • B wil graag snel tot een oplossing komen en heeft een pragmatische insteek, switchend tussen kwadrant A en B.
  • C zal kwadrant C verwachten.
  • Mediator D is waarschijnlijk gewend in kwadrant D te opereren.

Zie hier het belang van het uitspreken van de verwachtingen van het mediationproces. Zo kunnen duidelijke afspraken gemaakt worden en mogelijke conflictpunten en misverstanden over de mediation zelf voorkomen

.

Tip 3: Stel een pre-mediation briefing op

Een mediation briefing is een document waarin elke partij in 5 tot 10 pagina’s uiteenzet wat er aan de hand is en hoe zij naar de zaak kijkt. Deze pre-mediation briefing biedt partijen de gelegenheid belangrijke punten onder de aandacht te brengen en biedt een mediator een schat aan informatie. De volgende tips kunnen partijen helpen bij het schrijven van een pre-mediation briefing.

A. Een samenvatting van het geschil en de juridische kant:

  1. Feiten/gebeurtenissen, waarover (geen) overeenstemming bestaat.
  2. Belangrijkste juridische kwestie(s).
  3. Gewenste compensatie.
  4. Eventuele rechtszaken.

B. Het verloop van de onderhandelingen tot nog toe:

  1. Belangen en behoeften.
  2. Schikkingsvoorstellen en wat is al ondernomen om tot een oplossing te komen.
  3. Beletselen, waarom deze zaak nog niet opgelost is.
  4. Verwachtingen van de mediation, zaken die specifiek aandacht vragen en eventueel oplossingsrichtingen die een partij wil exploreren.

C. Andere essentiële informatie zoals wie namens partijen deelnemen aan de mediation, verwachtingen van de mediation en stukken die men wil inbrengen als bijlage. Bij elk stuk moet duidelijk aangegeven zijn of dit vertrouwelijk is en alleen voor de mediator of voor alle betrokkenen.

Tot slot

Cross-border mediation is uitdagend en interessant tegelijk. Het gebrek aan vaste structuur geeft de mogelijkheid tot maatwerk, tegelijk maakt gebrek aan structuur het juist gecompliceerd. Duidelijkheid creëren over het proces van de mediation en de verwachtingen die bij alle partijen leven met behulp van de grid en de pre-mediation briefings maakt de kans groter dat de mediation succesvol afloopt.

Kunnen wij helpen een grensoverschrijdend zaak op te lossen? Neem contact op.

Wilt u de kneepjes van het vak leren en u verdiepen in cross border mediation? Klik dan hier.

Meer lezen? Download hier recente publicaties over cross-border mediation.

Profiel Schonewille & Schonewille

Wij zijn voortrekkers in Legal Mediation en ook gespecialiseerd in onderhandelen. Onze missie is om het Europese A-merk voor mediations te zijn. Daarom lopen we graag voorop bij nieuwe ontwikkelingen zodat u oplossingsgerichte en persoonlijke procesbegeleiding op hoog niveau krijgt.

Founding partners Manon Schonewille en Fred Schonewille bieden u ieder 20 jaar kennis en ervaring als mediators. Manon als Legal Business Mediator en Fred als Legal Family Mediator. Begin 2013 bundelden zij met andere Legal Mediators hun krachten zodat Schonewille & Schonewille u bij alle soorten conflicten, ook over de grens, kan bijstaan.



Ga terug naar het nieuws & opinie overzicht ...